社会人になると飲み会が多いですよね。
新年会、忘年会、送別会、歓迎会と事あるごとに飲み会があります。
誰が幹事をやるのかというと、新人が真っ先に幹事候補になります。
これはもはや宿命です。
幹事になるといろい大変です。
- スケジュール調整がめんどくさい
- お店選びがめんどくさい
- みんなが満足するお店を選べるか心配・・・など
段取りが悪いと「仕事ができないやつ」と思われてしまいます。
お店選びを失敗すると、先輩や上司からネチネチと不満を言われます。
逆に上手くいくと「アイツはセンスが良い」、「アイツは段取りが良い」と評価がアップします。
私は新人の頃３年間幹事をしていました。
最初の数回はスケジュール調整やお店選びを失敗し怒られました。
しかし、失敗を繰り返し最終的には段取りも良くなりお店選びも好評でした。
後輩ができても先輩や上司からは「幹事は君がやってくれ」と言われていました。
今回は新人の時に私がお店選びで気をつけていたこと、実際にやっていたことを書きました。
幹事になった皆さんはぜひ参考にしてみてください。
幹事の心構え
どんなお店を選んでも、不満を言う人はいると思っておきましょう。
みなさん好みも別々で、参加者全員が100点をつけるお店は無いというマインドにしましょう。
全員の好みを聞いているときりがありません。
100点を取ることは無理でも80点以上は取れるように準備をしましょう。
日程・人数の確認
日程、参加人数が決まらない限りお店は選べません。
飲み会の開催が決定したらすぐに、参加候補者に参加の有無と参加できない日を確認しましょう。
私は以下のような表を参加候補者にメールを送っていました。
| 3月1日（月） | 3月2日（火） | 3月3日（水） | 3月4日（木） | 3月5日（金） | |
|---|---|---|---|---|---|
| Aさん | |||||
| Bさん | |||||
| Cさん | |||||
| Dさん |
こうやってどの日程なら全員参加が可能か把握し、日程を決めていました。
予算を確認
調子に乗って値段が高すぎるお店、コスパを気にしすぎて安すぎるお店を選ばないように注意しましょう。
一人あたりの予算はいくらなのか、先輩に予算の相場を確認し予算に見合ったお店を選びましょう。
可能であれば、今まで飲み会で使っていたお店を先輩に聞いて、そのお店の価格帯をチェックしましょう。
予算はいくらぐらいが妥当なのかを理解したうえで、お店を選んでいきましょう。
お店を1日でも早く決める
幹事をやっていて一番あせるのが、お店が決まらないことです。
特に新年会、忘年会は時期がかぶるので人気のお店はすぐにうまります。
日程、予算が決まり次第、お店を抑えましょう。
個室を抑える
私は基本的には個室を抑えます。
テーブル席でも良いのですが、個室の方がトラブルが起きにくいです。
テーブル席だと、周りのお客さんがうるさすぎて嫌だなと思う方もいるので、極力個室を取るようにしていました。
個室がないお店だと、簡易的な仕切りがあり、周りのお客さんの声が聞こえにくい席を選んでいました。
喫煙者がいるか確認
喫煙所がいる場合、喫煙可能なお店を選びましょう。
飲み放題メニューの確認
お酒が苦手な人が参加しているかもしれません。
飲み放題メニューの中にノンアルコールが入っているか確認しましょう。
私の経験談ですが、焼酎や日本酒の品揃えが多いとお酒好きは喜んでくれます。
参加人数は当日変更になるかも
もしかしたら、当日参加人数が増える、または急な仕事が入り不参加になる人がでてくる場合もあります。
予約するときにお店の方には、参加人数は１人前後するかもしれないけど大丈夫ですか、と確認し了承をとっておきましょう。
お店からは「最終の確定人数を◯月◯日◯時までに決めてください」と言われる場合もあるので、そのときはお店のルールに従いましょう。
下見をする
お店選びを絶対に失敗できない場合や、初めて利用するお店は下見に行っていました。
予約するときにお店の方には、下見に行ってもいいですか、と確認を取っていました。
お店の雰囲気が想像していたのと違う場合はお店を変えましょう。
参加者に日程、お店の場所を連絡
日程、お店が決まったら参加者に詳細を連絡しましょう。
お店の名前だけではなく、お店の住所、電話番号も忘れずにお伝えしておきましょう。
私は毎回お店の場所をGooglemapで調べ、その画面をスクショして参加者に送っていました。
乾杯の挨拶、締めの挨拶の人選
ゆる〜い飲み会なら必要ありませんが、かしこまった会だと乾杯の挨拶、締めの挨拶があります。
当日急にお願いするのを嫌がる人も多いので、事前にお願いをしておきましょう。
人選に悩んだら先輩に相談しましょう。
まとめ
幹事のやることはたくさんありますが、慣れてきたらそつなくできます。
慣れてくれば、あいつは要領いいなと評判が良くなります。
幹事を極めて同期と差を付けましょう。
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